VION entscheidet sich für COSO-Modell

Zur Erfassung und Abwendung von Risiken sowie zur Einrichtung der Finanzkontrolle hat sich VION für das COSO-Modell entschieden. Das Risikomanagement wird von der Risikokommission festgesetzt, der unter dem Vorsitz des CFO, der CEO und die COOs der Divisionen angehören.

Das COSO-Modell knüpft an die dezentrale Managementphilosophie von VION an. Dabei erhalten die operationalen Abteilungen Spielraum, um ihre Verantwortlichkeit innerhalb des vorab skizzierten Rahmens wahrzunehmen. Diese Philosophie ist in der Management-Charta festgelegt.

Die Unternehmensaktivitäten und Ergebnisse werden durch Prozessbeschreibungen, Monitoring, Self-Assessments und Audits verwaltet. Das Monitoring erfolgt durch eine festgelegte Planungs- und Kontrollsystematik, in der die Betriebe anhand von kritischen Leistungsindikatoren, Ergebnissen und dem erzielten Cashflow beurteilt und miteinander verglichen werden.

Die Prozesse sind in den verschiedenen Verwaltungssystemen festgelegt. Auf operationalem Gebiet sind diese zumeist mit Systemen verknüpft, die die Qualität und Lebensmittelsicherheit gewährleisten sollen, beispielsweise ISO und HACCP. Auf organisatorischem und finanziellem Gebiet werden sie im VION Accounting & Control Manual festgelegt, das für jede Gesellschaft spezifische Verfahren enthält. Die Wirkung der Kontrollen wird über das Control Review Self Assessment beurteilt, in dem das verantwortliche Management des jeweiligen Betriebs die Struktur und Wirkung der Kontrollmaßnahmen bestätigt und eine Vollständigkeitserklärung, den so genannten Letter of Representation, unterzeichnet.

Neben den Self Assessments werden Audits eingesetzt, um festzustellen, ob die operationalen Abteilungen innerhalb des jeweils festgelegten Rahmens operieren. Für die Systeme auf operationalem Gebiet werden die gemäß ISO erforderlichen internen und externen Audits eingesetzt, die in vielen Fällen durch weitere Kundenaudits ergänzt werden. Auf organisatorischem und finanziellem Gebiet erfolgen Audits vor allem durch die interne Revision für Prozesse und Finanzberichterstattung. Die Positionierung, Arbeitsweise und Kontrollhandhabung der internen Audits wurde so erweitert, dass sich der externe Wirtschaftsprüfer in großem Umfang auf die Berichte und Akten des internen Rechnungsprüfungsdienstes stützen konnte.

Die Erkenntnisse des internen Rechnungsprüfungsdienstes werden – im Rahmen eines kontradiktorischen Verfahrens – besprochen und dem lokalen Management sowie dem Vorstand und dem Senior Management vorgelegt. Die wichtigsten Erkenntnisse werden, zusammen mit den Erkenntnissen des externen Wirtschaftsprüfers, ausführlich mit der Auditkommission des Aufsichtsrats besprochen.

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